Kosten catering: Drankafkoop, nacalculatie of alles inbegrepen?
Je staat voor een van de leukste, maar ook spannendste keuzes van je bruiloft: de catering. Drankjes, hapjes, gangen.
Het regelen van eten en drinken is vaak een flink stuk van je totale budget. En dan sta je opeens voor een menukaart vol opties: drankafkoop, nacalculatie of een all-inclusive pakket. Wat is nou echt voordelig? En wat past er nou bij jouw trouwfeest? We duiken erin, want we snappen dat je geen zin hebt in verrassingen achteraf.
Prijzen: een eerste blik op de kosten
Voordat we in de details duiken, geef ik je een snelle indicatie. Dit is wat je kunt verwachten per persoon, exclusief eventuele huur van glaswerk of meubilair.
We kijken naar drie niveaus: budget, midden en premium. Dit zijn gemiddelden voor een bruiloft in Nederland, dus lokale verschillen zijn er altijd. Deze bedragen zijn sterk afhankelijk van je trouwlocatie.
- Budget: €25 - €40 per persoon (bijv. foodtrucks, eenvoudig buffet, basis dranken)
- Midden: €45 - €75 per persoon (bijv. walking dinner, uitgebreide borrel, kwaliteitswijnen)
- Premium: €80 - €120+ per persoon (bijv. luxe 5-gangen diner, top-shelf dranken, live cooking)
Een kasteel in Gelderland rekent vaak andere tarieven dan een loods in Amsterdam.
Ook het aantal uren speelt mee. Een borrel van 2 uur is goedkoper dan een feest tot diep in de nacht.
De drie modellen uitgelegd: drankafkoop, nacalculatie of all-in?
Hoe rekenen cateraars eigenlijk af? Meestal kies je uit drie modellen.
Elk heeft zijn voor- en nadelen voor je bruiloft. Laten we ze even langslopen, zodat jij weet wat je tekent.
1. Alles inbegrepen (vast bedrag per persoon)
Dit is het makkelijkste. Je betaalt een vast bedrag per gast, bijvoorbeeld €60. Daar zit dan alles bij: eten, drinken, personeel, zelfs het servies.
Je weet precies wat je kwijt bent. Geen verrassingen. Handig voor je budget, want je totale kosten zijn direct duidelijk.
Maar let op: vaak zit er een limiet aan. Bijvoorbeeld maximaal 4 uur of een selectie van dranken. Wil je langer doorfeesten of een speciale whisky? Dan komt er een meerprijs bij.
Vraag dus altijd wat er precies in het 'all-in' pakket zit. Bij drankafkoop betaal je een vast bedrag per persoon voor alle drankjes.
2. Drankafkoop: de vaste prijs
Vaak wordt er gekeken naar het aantal uur. Stel, je betaalt €20 per uur per persoon. De cateraar zorgt dat de drankjes blijven stromen.
Jij hebt geen omkijken naar losse bonnetjes. Dit is populair omdat je weet waar je aan toe bent.
Wel is het slim om te checken of de kwaliteit van de dranken goed is. Soms zit alleen het basisassortiment erin. Een duurdere wijn of speciaalbiertje kost dan extra.
Vraag altijd om een proeverij vooraf. Je betaalt achteraf wat je daadwerkelijk hebt gedronken en gegeten.
3. Nacalculatie: betalen wat je drinkt
Dit is vaak de goedkoopste optie, zeker als je gezelschap niet zo veel drinkt.
De cateraar houdt bij wat er gaat door het glas. Aan het eind van de avond krijg je de rekening. Het risico?
Je totale kosten zijn onbekend. Als je vrienden ineens flessen champagne open trekken, loopt de rekening snel op.
Dit model vereist vertrouwen in je cateraar en een goede administratie op de avond zelf. Vraag om een duidelijke overeenkomst over de prijzen per item.
Vergelijking: goedkoop vs. duur (en wat het echt kost)
Laten we even kijken naar een voorbeeld. Stel, je hebt 80 gasten.
We vergelijken een budget optie (foodtrucks) met een premium optie (luxe diner) en kijken naar de drankafkoop vs. nacalculatie. Voorbeeld: Budget (Foodtrucks)
Eten: €25 p.p. = €2.000
Drank: Drankafkoop €15 p.p. (3 uur) = €1.200
Totaal: €3.200
Bij nacalculatie: als je gasten weinig drinken, kom je misschien op €2.500 uit.
Maar met veel drinkers kan het ook €3.500 worden. De drankafkoop geeft hier zekerheid.
Voorbeeld: Premium (Luxe diner)
Eten: €90 p.p. = €7.200
Drank: Drankafkoop €25 p.p. (5 uur) = €2.000
Totaal: €9.200
Bij nacalculatie: met dure wijnen en cocktails loopt dit snel op. Je kunt makkelijk €11.000 of meer kwijt zijn. De drankafkoop bespaart je hier een hoop stress, maar check of de kwaliteit van de dranken bij het premium eten past.
De keuze hangt dus af van je gasten. Een groep bierliefhebbers met een budget drankafkoop? Dat is prima. Een groep wijnkenners? Dan is een all-in pakket met goede wijnen vaak beter.
De echte kosten: totaal kosten over de tijd
Een bruiloft is meer dan één dag. Soms huur je spullen voor een weekend.
Of je kiest voor een cateraar die ook de aankleding doet. Laten we de totale kosten over 1 tot 3 jaar bekijken.
Ja, je leest het goed, soms denk je na een jaar: "We willen nog een keer een feestje voor vrienden die er niet waren." Stel, je kiest voor een all-inclusive pakket van €70 p.p. bij een locatie. Je betaalt €5.600 voor 80 personen.
Na de bruiloft bewaar je de mooie glazen en servetten. Na een jaar besluit je een klein verjaardagsfeest of een gezellige afterwedding party te geven. Je huurt een cateraar in voor een borrel. Omdat je nog servetten en glazen hebt (die je ooit kocht), bespaar je €200 op de huur.
De totale kosten na 1 jaar: €5.600 + €800 (verjaardag) = €6.400.
Zonder de bruiloft had je misschien meer uitgegeven aan losse verjaardagsfeesten. Als je kiest voor een cateraar die je bij een afterparty na de bruiloft of een bedrijfsfeest inhuurt, bouw je een waardevolle relatie op.
Soms krijg je dan korting. Stel, na 3 jaar heb je naast je bruiloft nog 2 andere evenementen. Je totale cateringkosten zijn dan: €5.600 (bruiloft) + €1.500 (evenement 1) + €1.500 (evenement 2) = €8.600. Dit is een slimme manier van een budget bruiloft plannen.
Als je elke keer los had gezocht, had je meer betaald voor de opstartkosten.
Kies je voor nacalculatie, dan is het lastiger te plannen, maar kun je op de lange termijn soms voordeliger uit zijn als je weinig eet/drinkt. De "Total Cost of Ownership" hangt dus af van je toekomstplannen. Wil je na je huwelijk vaker grote feesten geven?
Kies dan een cateraar die je vertrouwt. Een vaste partner is vaak voordeliger op lange termijn.
Concrete bespaartips voor je catering
Je wilt niet te veel betalen, maar wel genieten. Hier zijn tips die echt werken, specifiek voor bruiloften in Nederland.
- Kies een trouwlocatie met eigen catering: Vaak is dit goedkoper omdat ze geen transportkosten rekenen. Een kasteel of boerderij heeft vaak een vast team.
- Beperk de drankafkoop tot de kernuren: Plan je borrel van 20:00 tot 00:00 in plaats van 19:00 tot 02:00. Je bespaart uren en dus geld.
- Wissel dure dranken af: Serveer champagne bij de toost, maar daarna bier en wijn. Geen dure cocktails de hele avond.
- DIY hapjes (met hulp): Vraag vrienden om een favoriete hap te maken (als ze dat leuk vinden). Doe dit alleen voor kleine, simpele dingen zoals bruidstaart-sushi of mini-broodjes.
- Proef eerst: Vraag een proeverij aan. Soms kun je een menu aanpassen om goedkoper uit te zijn, zonder in te leveren op kwaliteit. Bijvoorbeeld: een vleesvis in plaats van vlees.
- Check de locatie-fee: Sommige trouwlocaties rekenen een 'corkage fee' (kurkengeld) als je eigen drank meeneemt. Soms is het voordeliger om drank af te kopen via de locatie.
- Timing is everything: Trouw in het laagseizoen (januari-maart) of op een vrijdag. Cateraars hebben dan meer ruimte voor kortingen.
Veelgestelde vragen over cateringkosten
Het blijft een hoop geregel. Daarom hier een paar snelle vragen die vaak terugkomen bij bruidsparen.
Wat is drankafkoop precies?
Je betaalt een vast bedrag per persoon voor onbeperkt drank tijdens een afgesproken tijd. Vaak is dit €15 tot €25 per uur per persoon. Let op: sommige cateraars rekenen apart voor fris en bier versus wijn en sterke drank.
Is nacalculatie altijd goedkoper?
Nee, niet altijd. Als je gasten veel drinken, ben je duurder uit.
Bij een klein, sober gezelschap kan het voordeliger zijn. Vraag altijd om een schatting op basis van je gastenlijst. Moet ik fooi geven?
In Nederland is fooi niet verplicht, maar wel gebruikelijk bij goede service. Bij een all-inclusive bedrag zit service vaak al inbegrepen. Check dit even.
Geef fooi als je tevreden bent, bijvoorbeeld 5-10% van de totale rekening. Hoeveel eten moet ik bestellen?
Voor een walking dinner: reken 6-8 hapjes per persoon.
Voor een buffet: 3 soorten vlees/vis en 2 soorten bijgerechten per persoon. Vraag je cateraar om advies, zij weten precies hoeveel er gegeten wordt op een trouwfeest. De keuze voor drankafkoop, nacalculatie of alles inbegrepen hangt dus echt af van jouw situatie.
Denk na over je gasten, je budget en je toekomstplannen. Dan kom je niet voor verrassingen te staan en kun je onbezorgd genieten van je trouwdag.